Порядок в офисе - как правильно хранить документы
Новости

Порядок в офисе. Как хранить документы

Любая фирма одновременно собирает огромное число разных бумаг: от бухгалтерских до правоустанавливающих. Они должны храниться особым образом. Разумеется, ценность бумаг, время их сохранения различны. Если следовать им, то организация избежит проблем.

Первые документы каждой организации — ее учредительные документы: устав и свидетельство о регистрации. Потеря их не страшна – восстановить легко, но при этом придется заплатить государству пошлину. Поэтому лучше не терять, понимая, как хранить документы правильно.

Правоустанавливающие документы
Любое юридическое лицо России существует за счет учредительных документов, что указывается статьей 52 Гражданского кодекса РФ. Вид их зависит от предприятия, которому они принадлежат. Зачастую, это устав и свидетельство. Ещё организации получают документ о постановке на учет в налоговой. Учредительный договор – типичный атрибут хозяйственных обществ, а ценнобумажный реестр при себе держит акционерное общество. Как видим, правоустанавливающие документы – закрепленные печатью бумаги, что имеют юридическое значение для компании.

Важные бумаги хранятся, как правило, отдельно в сейфе директора или бухгалтера. Фирма может использовать юридические услуги, доверив сохранность документации нотариусу. Согласно закону, за утраченные документы будет отвечать руководитель. Особые критерии имеет сохранность документации акционерных обществ. У всех остальных нет спецправил хранения.

Почему же таким особняком стоят акционерные общества? Они работают с ценными бумагами, подразумевающими высокие требования в общем, а не только к хранению: организация работает с другими фирмами и постоянно предъявляет те или иные бумаги отдельным лицам.

Поэтому должен существовать реестр получения и возврата таких бумаг. С помощью него легко определить, кто не вернул или взял документ.
Срок хранения учредительных бумаг не ограничен: пока фирма существует, они хранятся до её распада и после него. Это прописано разделом 1.5 Перечня типовых архивных документов.
Остальная документация, например, разные письма, сохраняются 5 лет, после чего теряют свою значимость.

Бухгалтерия и налоговая
Для любой компании также характерны бухгалтерский и налоговый учёт. Налоговый род документов тоже имеет нюансы хранения.
Наиболее ценны первичные бумаги. В основном они приходят извне, от контрагентов. Они закрепляют юридически важные действия: договоры, акты, счета и накладные. К формату этих бумаг тоже есть особые требования. Сейчас первичку всё чаще и чаще переводят в цифровой формат. Хранить её можно прямо так.

Период хранения документации утверждается её руководителем, но в соответствии с положениями Налогового кодекса не менее 5 лет. Иначе у проверяющих возникнет к вам много вопросов. Сроки хранения внутренней документации прописывают через устав.

Ещё будут отдельные документы, которые стоит хранить еще дольше. Это бумаги, подтверждающие приобретение организацией основных средств, то есть имущества: договоры покупки и продаж, акты приема и передачи. Списание имущества, закрепленного ими, требует, чтобы сами бумаги сохранили ещё 4 года. Столько же принято беречь все договора, платежные письма и претензии, вплоть до их признания безнадёжными.

Особая категория первички – документы зарплаты. Их сдают архивам и хранят 75 лет, ведь именно по ним начисляется пенсия гражданам, работающим в этой организации.

Кадровые документы
Это строгая отчетность, требующая особого отношения. Отвечает за них отдельный человек компании – инспектор кадров. При отсутствии такой должности — главный бухгалтер или руководитель. К распоряжению инспектора – приказы по кадрам, трудовые книжки, документы по оплате. Их формируют относительно норм Федерального закона. Трудовые отношения с работником оформляются строго в соответствии с постановлением комитета статистики РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты». Приказы, связанные с работником (увольнение, премии, отпуск, лицевой счет) надо сохранить в архиве в течении 75 лет. Все остальное, сгорает за 5 лет. Рабочие графики и приказы об отпусках можно уничтожить уже через год после их претворения в жизнь.

Немного об архивах
Архив бухгалтерии рекомендуется создать в отдельном кабинете, где установлены шкафы и сейфы. Это – рекомендательные требования, поэтому за их неисполнение выговор не сделают.
Документы строгой отчетности непременно оставляют храниться в помещениях, дополнительно оснащенных для их сохранности. Аналогична ситуация с теми бумагами «коммерческой тайны». Все остальное, включая правоустанавливающие документы, например, бумаги о регистрации ИП, хронологично разложите на полки обычных шкафов, а по истечению срока значимости стилизуйте согласно решению экспертной комиссии.